Todos alguna vez hemos tenido un E-mail, pero no todos sabemos que tantas herramientas productivas nos trae este, es por esto que a continuación les presentamos este manual de uso que lo ayudará a usar mejor esta herramienta de comunicación, y beneficiarse de sus múltiples funciones:
El E-mail permite enviar mensajes privados a otros usuarios de Internet que se encuentren en cualquier parte del mundo. Para ello, los usuarios de este servicio tienen una “dirección electrónica” (por ejemplo, alberto@empresa.com.co) que cumple el mismo objetivo que la dirección postal: poder enviar y recibir correspondencia.
El e-mail es muy popular, a tal punto que hoy en día el intercambio de mensajes constituye una porción importante del tráfico de Internet, siendo la principal razón (y también la primera), por la cual, la mayoría de las personas se conectan a la Red. Por eso, en la actualidad, las tarjetas personales no sólo incluyen la dirección postal y el teléfono sino también la dirección de e-mail. Una vez que empiece a usar este nuevo medio notará la comodidad que representa, y descubrirá una nueva forma de comunicarse en forma rápida y económica.
Ventajas
—Costo: El e-mail es mucho más barato que el correo postal. No importa la distancia que el mensaje electrónico deba recorrer para llegar a destino: ya sea Japón o una ciudad vecina, el costo es el mismo ya que en todos los casos representa el de una llamada local. Generalmente se calcula el costo del e-mail en base al tiempo consumido para transferir el mensaje a través del proveedor de acceso a Internet. Este tiempo de transferencia depende del tamaño del archivo: generalmente insume unos pocos segundos.
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— Versatilidad: Además del cuerpo del texto, es posible adjuntar al mensaje cualquier tipo de archivo guardado
En su computadora: revistas, planillas de cálculo, sonidos, fotos, etc. Para ello simplemente debe codificar estos archivos de una forma especial (el programa de correo lo hace de manera automática). Los archivos enviados son despachados y recibidos en formato digital, lo cual permite que quien los reciba pueda modificarlos a su gusto. (Si fuera una foto, puede retocarla, achicarla, imprimirla en un catálogo, etcétera).
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— Velocidad:
No importa la distancia que el mensaje deba recorrer: el e-mail es muy veloz y no tardará más de unos pocos minutos en llegar a destino. Pueden existir demoras en la lectura del mensaje, ya sea porque la forma en que algunas empresas distribuyen internamente los mensajes electrónicos a cada destinatario final, o bien porque el destinatario mismo demora en leerlo.
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— Comodidad: Quien recibe un mensaje puede responderlo en el momento que desee, sin la presión de tiempo que implica una llamada telefónica. Y una buena noticia: ¡las estadísticas indican que las personas responden más
sus e-mail que sus llamados telefónicos!. Y además, los que responden un un e-mail ¡sólo tienen que apretar el botón “Responder al autor”, del programa de correo electrónico, prescindiendo de sobres, estampillas y la visita a la oficina postal!.
Las direcciones de email
Su propia dirección electrónica tiene un formato con el nombre elegido por usted, seguido de @ (arroba), y luego una serie de caracteres que identifican a la organización que guarda su correo electrónico (por ejemplo su proveedor de Internet, o alguno de los servicios gratuitos como yahoo,uol, ciudad, Hotmail). Por ejemplo, luis@uol.com.co. En los nombres no pueden usarse letras acentuadas, ni eñes, ni espacios.
Configuración del programa de correo electrónico
Las instrucciones para configurar el correo electrónico le fueron entregadas en su manual de ingreso al servicio, o mediante un mensaje de correo electrónico.
Para corroborar si el programa de correo electrónico que utiliza está correctamente configurado, ábralo como lo hace habitualmente y elija, en la barra de menú es, la opción Cuentas y después la solapa Correo. Aparecerán listadas todas las cuentas configuradas en el programa. Seleccione con un clic su cuenta y presione Propiedades.
En la primera solapa General podrá ver su nombre completo, tal como aparecerá en los mensajes que envíe, escrito en el campo Nombre. También se verá su dirección de e-mail completa en el campo Dirección de correo electrónico. Es importante que esta última haya sido ingresada correctamente, de lo contrario, no le llegará ningún mensaje que le sea enviado.
En la solapa Servidores, encontrará los nombres de los servidores de correo electrónico de su servicio de acceso.
Las casillas Correo Entrante (pop3) y Correo Saliente (SMTP) deben completarse correctamente.
Estos datos serán provistos por su proveedor de acceso o de servicio. En Nombre de cuenta deberá ingresar su nombre de usuario y en la casilla Contraseña, colocar su clave. Nunca comparta su clave o su nombre de usuario con otras personas: es el mecanismo para proteger su correspondencia privada y validar su acceso a la red.
LA ESTRUCTURA DE UN E-MAIL
LA ESTRUCTURA DE UN E-MAIL
Un mensaje de correo electrónico está compuesto como mínimo por los siguientes datos:
La dirección electrónica del destinatario: es fundamental conocerla para poder escribirle el mensaje. Se completa en el campo A (To).
El Tema o Asunto (Subject) o tema del que trata el mensaje. En esta línea es posible completar el motivo o título del mensaje.
El cuerpo del mensaje: aquí se escribe el texto con el contenido del mensaje.
La firma del autor (el nombre y dirección de su estudio o consultorio, su teléfono, etcétera): esta sección es opcional y permite adjuntar un texto final de pocas líneas para despedirse.
Un correo electrónico tiene tres partes básicas:
El encabezado, un conjunto de líneas que contienen información sobre la transmisión del mensaje, tales como la dirección del remitente, la dirección del destinatario, o fechas y horas que muestran cuándo los servidores intermediarios enviaron el mensaje a los agentes de transporte (MTA), que actúan como una oficina de clasificación de correo. El encabezado comienza con una línea De y cambia cada vez que atraviesa un servidor intermediario. Usando los encabezados, se puede ver el camino exacto que recorrió el correo electrónico, y cuánto tiempo le llevó a cada servidor procesarlo.
El mensaje propiamente dicho, está compuesto de los dos elementos que se muestran a continuación:
los campos del encabezado, un conjunto de líneas que describen las configuraciones del mensaje, tales como el remitente, el receptor, la fecha, etc. Cada uno tiene el siguiente formato: Nombre: Valor Un correo electrónico incluye por lo menos los siguientes tres encabezados:
De: la dirección de correo electrónico del remitente.
A: la dirección de correo electrónico del destinatario
Fecha: la fecha cuando se envió el mail
Puede contener los siguientes campos opcionales:
Recibido: información diversa sobre los servidores intermediarios y la fecha cuando se procesó el mensaje.
Responder a: un dirección para responder.
Tema: el tema del mensaje
ID del mensaje: una identificación única para el mensaje.
El cuerpo del mensaje, que contiene el mensaje, separado del encabezado por un salto de línea.
El correo electrónico está compuesto por líneas de caracteres de 7 bits US-ASCII visualízales. Cada línea tiene como máximo 76 caracteres, por razones de compatibilidad, y termina con caracteres CRLF (\r\n).
PARTES DEL E MAIL
De es la dirección que va a enviar el correo. Es decir, que si lo enviamos nosotros será la nuestra. En muchos de los programas este campo viene aplicado por configuración y no se permite modificar.
Para, es la dirección o direcciones destinatarias de nuestro email.
CC (Con Copia), es la dirección o direcciones a las que queremos que llegue una copia del email.
CCO (Con Copia Oculta), es la dirección o direcciones a las que queremos que llegue una copia oculta del email. Es decir, que ni las direcciones de Para, ni las direcciones de CC se enterarán de que a esta dirección le llega una copia.
Asunto, es el tema que describe al email.
Cuerpo, texto del email. En el escribiremos todo el contenido del email. Suele ser un área de texto más o menos grande.
Desventajas del e-mail:
El destinatario debe tener acceso a Internet, algo no muy complicado en la mayoría de los países.
Conocimiento, se requiere un conocimiento mínimo de computación para poder leer un correo electrónico.
Como es obvio no se pueden enviar objetos físicos.
El SPAM, el correo no deseado que nos hace perder tiempo.
Información, si bien por el correo común no tampoco estamos 100% seguros, el correo electrónico ha facilitado mucho el robo de información.
